Informativa dipendenti

Informativa privacy per il personale dipendente

ai sensi dell’art. 13 del Regolamento Europeo n. 679/2016

CODHEX S.R.L. con sede in Via Salvo D’Acquisto, 49/E – 56025 – Pontedera (PI) – Italy P.IVA: 02059100467 in qualità di titolare del trattamento dei dati personali (nel seguito anche il “Titolare”) La informa ai sensi dell’art. 13 del Regolamento Europeo n. 679/2016 (nel seguito, “RGPD”) che i Suoi dati saranno trattati con le modalità e per le finalità nel seguito indicate.

A tale riguardo, prima di comunicare qualsiasi dato personale, il Titolare La invita a leggere con attenzione la presente informativa (nel seguito, “Informativa”), poiché contiene informazioni importanti sulla tutela dei dati personali e sulle misure di sicurezza adottate per garantirne la riservatezza nel pieno rispetto del RGPD.

La presente informativa si intende resa nei confronti dei dipendenti di CODHEX S.R.L.

1. TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Il Titolare del trattamento è la Società CODHEX S.R.L. con sede in Via Salvo D’Acquisto, 49/E – 56025 – Pontedera (PI) – Italy P.IVA: 02059100467.

2. TIPOLOGIA DI DATI OGGETTO DEL TRATTAMENTO

Il Titolare tratterà i Suoi dati personali raccolti in fase di svolgimento del rapporto contrattuale di lavoro. Oggetto del trattamento saranno i seguenti dati:

1. Dati personali, anche relativi ai Suoi familiari, quali: nome, cognome, genere, codice fiscale, indirizzo di residenza e numero di telefono, luogo e data di nascita, indirizzo e-mail, stato civile, permesso di soggiorno;
2. Categorie particolari di dati personali, anche relativi ai Suoi familiari: ovvero dati che rivelino l’origine razziale o etnica, opinioni politiche, convinzioni religiose o filosofiche, appartenenza a sindacati, dati relativi alla salute della persona;
3. Dati personali relativi a condanne penali e reati: ovvero i dati personali idonei a rivelare provvedimenti di cui all’articolo 3, comma 1, lettere da a) a o) e da r) a u), del D.P.R. 14 novembre 2002, n. 313, in materia di casellario giudiziale, di anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato e dei relativi carichi pendenti, o la qualità di imputato o di indagato ai sensi degli articoli 60 e 61 del codice di procedura penale.
4. FINALITA’ DEL TRATTAMENTO E BASE GIURIDICA

I Suoi dati personali verranno trattati per le seguenti finalità di volta in volta applicabili:

1. gestire tutti gli aspetti di un rapporto di lavoro, inclusa, ma non limitatamente a: la diffusione dei dati Personali nei confronti degli enti pubblici, l’elaborazione delle retribuzioni, il pagamento degli stipendi, iscrizioni a fondi integrativi, formazione e sviluppo, monitoraggio delle assenze per ferie e/o malattie, valutazione delle prestazioni, procedure disciplinari e di contestazione ed altri processi generali amministrativi e relativi alle risorse umane;
2. assicurare un corretto impiego degli strumenti informatici aziendali riducendo al minimo il rischio di accessi non autorizzati e introduzione di virus nonché per verificare l’identità, il cv o il profilo dei soggetti autorizzati al momento dell’accesso agli strumenti informatici;
3. svolgimento di attività funzionali al business del Titolare, all’organizzazione dei processi interni e alle politiche del personale;
4. provvedere agli adempimenti prescritti dalla legge civile, fiscale, assicurativa, di salute e sicurezza del lavoro e per l’esecuzione a favore del dipendente delle prestazioni cui ha diritto;
5. assegnare il badge di riconoscimento utile all’accesso agli stabili;
6. stipulare polizze di assicurazione;
7. gestire le iscrizioni alle e cancellazioni dalle organizzazioni sindacali;
8. tutelare la salute e sicurezza del personale e dei beni aziendali;
9. cessare rapporti di lavoro, fornire e mantenere referenze;
10. ottemperare alla normativa vigente, inclusi provvedimenti amministrativi e giudiziari riguardanti singoli dipendenti (ad esempio, pignoramenti, versamenti a supporto di figli minori).

Il trattamento dei Suoi dati per le suddette finalità trova la sua base giuridica nell’ art. 6 (b), (c) e (f) del RGPD, ai sensi dei quali:

• il trattamento è necessario all’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte;
• il trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento;
• il trattamento è necessario per il perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento o di terzi.

Per quanto riguarda le “categorie particolari” dei dati di cui all’’art. 9 del RGPD, essi potranno essere trattati nell’ambito dell’attività del Titolare, per le finalità di seguito indicate:

1. i dati idonei a rivelare lo stato di salute potranno essere raccolti ed utilizzati sia attraverso l’acquisizione di documentazione medica (in particolare, di certificati), sia direttamente dall’interessato anche in occasione di comunicazioni di assenze per malattia, maternità, infortuni, potranno essere acquisiti per stabilire l’idoneità a determinate mansioni e lavori, nonché per la sorveglianza e gli accertamenti sanitari periodici previsti dalla legge (D. Lgs. 81/08);
2. i dati riguardanti l’adesione a sindacati potranno essere utilizzati, ove richiesto, sia per effettuare le trattenute ed i versamenti delle quote dell’associazione, sia in relazione all’eventuale assunzione di cariche sindacali;
3. i dati relativi alle opinioni politiche ed all’adesione a partiti politici potranno essere oggetto di trattamento con riferimento alla richiesta di permessi e/o di aspettative per cariche pubbliche elettive;
4. i dati idonei a rivelare le convinzioni religiose potranno essere utilizzati per la richiesta di fruizione di festività religiose prevista dalla legge.

Il trattamento dei Suoi dati per le suddette finalità trova la sua base giuridica nell’ art. 9 (b) del RGPD, ai sensi del quale:

• il trattamento è necessario per assolvere gli obblighi ed esercitare i diritti specifici del titolare del trattamento o dell’interessato in materia di diritto del lavoro e della sicurezza sociale e protezione sociale, nella misura in cui sia autorizzato dal diritto dell’Unione o degli Stati membri o da un contratto collettivo ai sensi del diritto degli Stati membri, in presenza di garanzie appropriate per i diritti fondamentali e gli interessi dell’interessato.

Il conferimento dei Suoi dati personali è facoltativo ma necessario per la corretta istaurazione ed esecuzione del rapporto di lavoro e per consentire al Titolare l’adempimento dei connessi obblighi di legge. Un eventuale rifiuto di fornire i suddetti dati comporterebbe l’impossibilità per il Titolare di costituire con Lei un qualsiasi rapporto di lavoro o di dare corretta esecuzione allo stesso.

Per quanto riguarda le “categorie particolari” dei dati di cui all’art. 9 del RGPD, un suo eventuale rifiuto al conferimento degli stessi potrebbe impedire al Titolare di concederle determinati benefici previsti dalla legge o dal contratto di lavoro, potrebbe impedire la soddisfazione di eventuali Sue richieste legalmente motivate (ad esempio, anticipazione del trattamento di fine rapporto), o potrebbe comportare l’impossibilità per Lei di godere di diritti previsti dal nostro ordinamento (quali il diritto ad aderire a sindacati e partiti politici, partecipando all’attività degli stessi ed effettuando versamenti agli stessi, il diritto di ottenere permessi ed aspettative per cariche politiche o sindacali, ecc.).

Con particolare riferimento ai dati personali dei Suoi familiari da Lei forniti, si impegna a garantire sin da ora – assumendosene ogni connessa responsabilità – che tale particolare ipotesi di trattamento si fonda su un’idonea base giuridica ai sensi dell’art. 6 del RGPD che legittima il trattamento delle informazioni in questione.

4. DESTINATARI E TRASFERIMENTO DI DATI PERSONALI

I Suoi dati personali potranno essere condivisi con:

1. soggetti delegati e/o incaricati dal Titolare – i.e. società o studi professionali che prestano attività di assistenza e consulenza alla Società nel settore dell’elaborazione paghe e contributi e per il perseguimento di finalità inerenti al rapporto di lavoro, nonché consulenti fiscali e legali – di svolgere attività strettamente correlate al perseguimento delle finalità sopra indicate, giustamente nominati responsabili del trattamento;
2. persone autorizzate da CODHEX S.R.L. al trattamento di dati personali che si sono impegnate alla riservatezza o abbiano un adeguato obbligo legale di riservatezza;
3. enti previdenziali, assistenziali e fiscali, istituti di credito, sindacati, compagnie assicurative, fondi pensione integrativi, associazioni di imprese e fondi interprofessionali;
4. clienti, fornitori, limitatamente al perseguimento di finalità inerenti allo svolgimento di attività funzionali al business della società;
5. soggetti, enti od autorità a cui la comunicazione dei Suoi dati personali sia obbligatoria in forza di disposizioni di legge o di regolamento o di ordini delle autorità.

Al di fuori delle suindicate ipotesi, i Suoi dati non saranno oggetto di comunicazione se non nei confronti di soggetti, enti o Autorità verso cui la comunicazione sia obbligatoria in forza di disposizioni di legge o di regolamento.

I suoi dati non saranno trasferiti né in Stati membri dell’Unione Europea né in Paesi terzi non appartenenti all’Unione Europea.

5. CONSERVAZIONE DI DATI PERSONALI

I Suoi dati Personali, anche appartenenti a “categorie particolari” di dati, saranno trattati con strumenti automatizzati e non, e saranno conservati per il tempo necessario al perseguimento delle finalità concretamente perseguite e in relazione al rapporto di lavoro e, comunque, per un periodo non superiore a 10 anni successivi alla cessazione del rapporto di lavoro.

6. DIRITTI DELL’INTERESSATO

Lei ha diritto di chiedere alla Società, in qualunque momento, l’accesso ai Suoi dati personali, la rettifica o la cancellazione degli stessi o di opporsi al loro trattamento, ha diritto di richiedere la limitazione del trattamento nei casi previsti dall’art. 18 del RGPD, nonché di ottenere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati che la riguardano, nei casi previsti dall’alt. 20 del RGPD.

Le richieste possono essere rivolte all’indirizzo di posta elettronica privacy@codhex.com.

In ogni caso Lei ha sempre diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo competente (Garante per la Protezione dei dati Personali), ai sensi dell’art. 77 del RGPD, qualora ritenga che il trattamento dei Suoi dati sia contrario alla normativa in vigore.